Garrastazu Advogados

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A Reforma Tributária deixou de ser um tema apenas teórico e passou a impactar diretamente a operação das empresas. A partir de 2026, inicia-se uma nova etapa do sistema de tributação sobre o consumo, na qual as notas fiscais assumem papel central na apuração dos tributos, no controle da carga tributária e na fiscalização realizada pela Receita Federal, estados e municípios.

Nesse novo cenário, erros na emissão de documentos fiscais, falhas de sistema, falta de treinamento ou ausência de controles internos podem gerar riscos relevantes, mesmo para empresas que atuam de boa-fé. Por isso, compreender o que muda, como se adaptar e quais providências tomar desde já é essencial para evitar autuações, glosas de crédito e problemas operacionais.

O que muda para as empresas com a Reforma Tributária a partir de 2026

A Reforma cria um novo modelo de tributação sobre o consumo, baseado no imposto sobre valor agregado, substituindo gradualmente tributos como ICMS, ISS, PIS e Cofins por dois novos tributos principais: IBS e CBS.

Em 2026, ainda não haverá cobrança plena, mas entram em vigor novas obrigações acessórias, especialmente ligadas à nota fiscal (NF). Isso significa que, mesmo sem aumento imediato de alíquota, as empresas já precisam cumprir regras mais rígidas de informação e padronização.

Reforma Tributária e o início da transição no dia a dia das empresas

A transição não ocorre apenas no plano legal. Ela começa no cotidiano das empresas: sistemas, pessoas, processos e cultura precisam mudar.

O período inicial funciona como um ambiente de testes, mas a legislação é clara ao exigir que os contribuintes cumpram as novas obrigações. A dispensa de recolhimento em alguns casos depende exatamente do correto cumprimento dessas exigências.

Por que as notas fiscais se tornam o principal ponto de atenção

No novo sistema, a nota fiscal deixa de ser apenas um comprovante de venda ou prestação de serviços. Ela passa a ser o principal documento declaratório da operação tributável.

As informações constantes na nota alimentam automaticamente os sistemas do Fisco, dispensando, no futuro, diversas declarações hoje existentes. Isso torna a nota fiscal o centro da gestão tributária.

O novo padrão de informações exigidas nas notas fiscais em 2026

A partir de 2026, as notas fiscais, inclusive a NFS (nota fiscal de serviço), devem seguir novos leiautes, com campos específicos para:

• IBS e CBS, com destaque individualizado;
• base de cálculo e alíquotas;
• identificação do tipo de operação (bens, serviços, consumo, importação).

Essas informações precisam ser consistentes e completas, pois passam a integrar o sistema nacional de apuração.

O papel do Comitê Gestor do IBS na padronização das notas

O Comitê Gestor do IBS tem papel fundamental na definição das regras técnicas de emissão, validação e compartilhamento das notas fiscais entre estados e municípios.

Esse comitê busca eliminar divergências regionais históricas, criando um padrão nacional. Para as empresas, isso significa menos variação local, mas maior exigência de conformidade.

Erros comuns na emissão de notas fiscais que geram riscos fiscais

Entre os erros mais frequentes estão:

• uso de leiautes antigos;
• preenchimento incorreto de campos obrigatórios;
• classificação errada da operação;
• ausência de destaque do IBS e da CBS;
• inconsistência entre a nota e os contratos.

No novo sistema, esses erros podem gerar glosa de créditos, autuações e questionamentos imediatos.

O que acontece se a empresa não se adaptar às novas regras da Reforma Tributária?

A legislação prevê que o não cumprimento das obrigações acessórias pode afastar benefícios transitórios, como a dispensa de recolhimento em 2026.

Além disso, inconsistências podem gerar:

• multas;
• exigência de imposto;
• questionamentos em processos administrativos;
• conflitos com clientes e fornecedores.

Notas fiscais, obrigações acessórias e fiscalização em tempo real

A Receita Federal passa a operar com um modelo de fiscalização mais automatizado. As notas fiscais são transmitidas quase em tempo real para o portal nacional da reforma tributária.

Isso reduz o intervalo entre a operação e a identificação de falhas, exigindo maior atenção e rapidez na correção de erros.

A adaptação das notas fiscais e a cultura organizacional da empresa

A Reforma não é apenas um ajuste técnico: ela exige mudança de cultura organizacional. Áreas fiscal, contábil, comercial e financeira precisam atuar de forma integrada.

A emissão correta da nota deixa de ser tarefa isolada e passa a ser responsabilidade estratégica da empresa.

Treinamento de equipes e comunicação interna como fator crítico

Treinar profissionais envolvidos na operação é essencial. Além disso, a comunicação interna precisa ser clara, com uso adequado de e-mail corporativo, manuais internos e fluxos documentados.

A falta de alinhamento entre equipes é uma das principais causas de erro na fase de transição.

Sistemas, ERPs e integração tecnológica

Os sistemas precisam ser atualizados para:

• aceitar novos campos;
• validar IBS e CBS;
• integrar-se ao portal nacional;
• armazenar documentos corretamente.

Empresas que não adaptarem seus sistemas correm risco de travar operações, inclusive na emissão de documentos essenciais como bilhete de passagem aérea e notas de serviços.

Documentação, controles internos e gestão do risco fiscal

Criar controles internos, checklists e rotinas de conferência é uma estratégia indispensável. Isso inclui:

• revisão de contratos;
• validação prévia de notas;
• monitoramento de alterações normativas.

Essa organização reduz riscos e demonstra boa-fé em eventual fiscalização.

Declarações, regimes específicos e o novo cenário

Alguns setores continuam sujeitos à declaração dos regimes específicos, especialmente em áreas reguladas. A tendência, porém, é que essas declarações sejam gradualmente substituídas pela apuração automática via documentos fiscais.

Acessibilidade e informação: uso do VLibras

A modernização do sistema também envolve acesso à informação. Portais públicos vêm adotando conteúdo acessível em Libras, acessível em Libras usando o VLibras, por meio do VLibras widget, com opções de avatares como Ícaro Hosana ou Guga.

Isso amplia o acesso às orientações oficiais e reforça a transparência do sistema.

A Reforma Tributária não começa quando o imposto é pago, mas quando a obrigação é criada. Em 2026, as empresas já estarão sujeitas a novas regras de emissão, informação e controle.

Quem se antecipa, revisa sistemas, treina equipes e fortalece sua cultura de compliance atravessa a transição com mais segurança e menos riscos fiscais.

A Garrastazu Advogados atua de forma permanente no acompanhamento da reforma tributária, com atenção especial às mudanças que impactam a rotina fiscal e operacional das empresas.

Em um cenário de transição e crescente complexidade regulatória, a Garrastazu Advogados auxilia empresas e profissionais na interpretação das novas regras, na adaptação de processos internos e na construção de estratégias seguras para cumprimento das obrigações tributárias.